Dieses Tutorial erläutert die Zusammenhänge der Umsätze, Abrechnungen sowie den Export der Umsätze in die Buchhaltung.
Alle Umsätze welche im dem Travelmanager hinterlegt werden, werden über die Buchhaltungsabfrage in ein externes Buchhaltungsprogramm exportiert.
Verkaufsstellenabrechnung
Die Verkaufsstellenabrechnung dient dem Auswerten der Kassenumsätze und der damit verbundenen Zahlungen. Zu beachten ist der Unterschied zwischen Bezahl- und Rechnungsdatum. Umsätze fließen in die Verkaufsstellenabrechnung nach dem Bezahldatum, in die Buchhaltungsabfrage nach dem Rechnungsdatum.
Buchhaltung
Die Umsätze werden anhand des Rechnungsdatums ausgegeben, das Rechnungsdatum kann unterschiedlich zum Bezahldatum sein, insofern kann die Summe für einen bestimmten Zeitraum in der Buchhaltungsabfrage und der Verkaufsstellenabrechnung abweichen.
Agenturumsätze
Agenturumsätze fließen, je nach Einstellung auch in den Buchhaltungsexport. Hierfür lesen Sie gerne das Tutorial für die Agenturen.
Für den Export in die Buchhaltung sind folgende Attribute relevant:
- Erlöskonto
- Rechnungsdatum
- Verkaufsstelle
- Kostenstelle (optional)
Erlöskonto
Die Erlöskonten werden in den Systemparametern in Tabellenform systemweit eingepflegt und in den Einzelverkaufsartikeln und Linien anschließend zugewiesen.
Rechnungsdatum
Das Rechnungsdatum wird beim Abrechnen des Vorgangs vergeben und kann (je nach Berechtigung) zu Korrekturzwecken bei den Zahlungen korrigiert werden.
Verkaufsstelle
Die Verkaufsstellen werden in den Systemparametern in Tabellenform systemweit eingepflegt. Jedem Umsatz ist eine Verkaufsstelle zugeordnet, diese wird im Backend automatisiert nach der Auswahl des Users unter „Start“ bzw. nach seiner Vorgabe in den Benutzereinstellungen vergeben. Die Verkaufsstelle für Onlineumsätze wird in den Einstellungen fix hinterlegt.
Kostenstelle (optional)
Optional können Sie Kostenstellen für die Auswertung in der Buchhaltung definieren, diese pflegen Sie auch in den Systemparametern systemweit ein.
Die Buchungen fließen nach Rechnungsdatum in den Buchhaltungsexport mit ein. Die Erlöskonten und Kostenstellen (optional) der Buchungen werden zentral in der Linienverwaltung bei der gebuchten Linie im Tab „Buchhaltung“ festgelegt.
Die Einstellungen in der Linie müssen, wenn die Abfrage ausgeführt wird, vorhanden sein d.h. ein nachträgliches Ändern bzw. Löschen von gebuchten Elementen in der Linienverwaltung führt dazu, daß die getätigten Umsätze nicht mehr korrekt ausgelesen werden können.
Die Erlöskonten und Kostenstellen für Einzelverkaufs-Artikel werden zentral in der Einzelverkauf – Artikelverwaltung gepflegt und von dort ausgelesen.
Werden die Einstellungen im Artikel nachträglich geändert betrifft das auch rückwirkend bereits hinterlegte Umsätze.
Je nach Einstellung fließen die Agenturumsätze mit dem Rechnungsdatum einzeln in den Buchhaltungsexport bzw. werden im Export ignoriert.
Mehr Informationen hierzu im Tutorial „Agentur“
Der Export der Umsätze kann entweder gruppiert und summiert bzw. jeder Umsatz einzeln durchgeführt werden.
Die Gruppierungsoptionen finden Sie in den Einstellungen im Menüpunkt „Buchhaltung“.
Der Export der Umsätze erfolgt als Excel-Datei und kann vollständig automatisiert werden. Setzen Sie sich hier gerne mit Ihrem Ansprechpartner in Verbindung.
